Eine Teams-Struktur, in der alle alles finden.

Die Datei ist irgendwo. Vielleicht in einem Teams-Kanal, in einem Chat, auf OneDrive oder direkt in SharePoint. Im Zweifel wird sie erneut hochgeladen oder als Anhang verschickt.

So entstehen mehrere Versionen desselben Dokuments. Gleichzeitig wächst die Unsicherheit, welche Datei aktuell ist und wer darauf zugreifen kann.

Der Grund liegt meist im Ansatz: Teams wird als Dateiablage benutzt, obwohl es für Kommunikation gedacht ist. Unser Grundsatz: Dokumente gehören in SharePoint, Teams ist der Ort für Kommunikation. Eine klare Ablagelogik beantwortet drei Fragen:

• Wo werden gemeinsam genutzte Dateien gespeichert?
• Wann gehört eine Datei in SharePoint und wann in OneDrive?
• Wie finden Mitarbeitende Dokumente später wieder?

Wir entwickeln mit euch eine verständliche Ablagelogik. Danach wissen eure Mitarbeitenden, dass Dokumente in SharePoint liegen und Teams darauf verweist. Das spart Suchzeit, vermeidet Doppelablagen und schafft einen verlässlichen Ort für eure Dateien.

Ein neues Projekt startet und ein neues Team entsteht. Für eine Arbeitsgruppe kommt noch ein Kanal dazu. Irgendwann ist die Navigation voll und niemand weiß mehr, welcher Bereich noch genutzt wird.

Ähnliche Teams existieren parallel. Abgeschlossene Projekte bleiben sichtbar, und wichtige Informationen verteilen sich auf verschiedene Kanäle. Mitarbeitende suchen länger oder legen Inhalte dort ab, wo sie gerade arbeiten.

Eine sinnvolle Teams-Struktur legt verbindlich fest:

• Wann ihr ein neues Team anlegt
• Wann ein Kanal ausreicht
• Wer ein Team verantwortet
• Wie Teams und Kanäle benannt werden
• Was nach dem Ende eines Projekts passiert

Wir analysieren eure bestehende Teams-Landschaft und entwickeln einfache Regeln für Erstellung, Benennung und Archivierung. So wird Microsoft Teams wieder übersichtlich und bleibt es auch.

Für ein neues Projekt könnte ein Team, ein Kanal oder ein Ordner angelegt werden. Ohne gemeinsame Regeln entscheidet jeder anders.

Dadurch wächst in jedem Unternehmensbereich eine eigene Struktur. Manche Teams bestehen aus zahlreichen Kanälen. Andere legen Dokumente in tiefen Ordnerstrukturen im Dateien-Tab ab oder nutzen den Kanal „Allgemein“ für alles. Ein Kanal ist ein Gesprächsthema, kein Ordner.

Wir entwickeln mit euch ein verständliches Strukturmodell. Es klärt:

• Welche Themen ein eigenes Team benötigen
• Wann ein Kanal sinnvoll ist
• Wo Ordner hingehören (in SharePoint)
• Was im Kanal „Allgemein“ besprochen wird
• Welche Strukturen im ganzen Unternehmen gleich sein sollten

Die Struktur muss nicht überall identisch sein. Sie braucht eine Logik, die eure Mitarbeitenden verstehen und im Alltag anwenden können.

Microsoft 365 bietet mehrere Werkzeuge, die sich ähnlich anfühlen. Im Arbeitsalltag bleibt deshalb oft eine Frage offen: Wo gehört meine Information hin? Unsere Antwort: Jedes Werkzeug für das, wofür es gedacht ist.

Eine einfache Orientierung:

OneDrive

ist der persönliche Arbeitsbereich für eigene Dateien und Entwürfe.

Microsoft Teams

ist der Ort für Kommunikation: Chat, Besprechungen, Abstimmung.

SharePoint

ist der Ort für Dokumente, Inhalte und Wissen.

Teams ist keine Oberfläche für SharePoint. Auch wenn Dateien aus Kanälen technisch in SharePoint liegen, arbeiten wir mit Dokumenten dort, wo sie hingehören, und Teams verweist darauf. Eure Mitarbeitenden brauchen dafür einfache Regeln, damit sie im richtigen Werkzeug arbeiten und ihre Informationen am passenden Ort ablegen.

Wir übersetzen die Möglichkeiten von Microsoft 365 in ein verständliches Nutzungskonzept für euer Unternehmen. Mehr dazu: Microsoft 365 im ganzen Unternehmen einführen.

Eine allgemeingültige Vorlage für Microsoft Teams gibt es nicht. Ein projektorientiertes Unternehmen arbeitet anders als eine Organisation mit festen Abteilungen. Kundenarbeit stellt andere Anforderungen als interne Zusammenarbeit.

Deshalb beginnen wir mit eurer tatsächlichen Arbeit und nicht mit einem fertigen Muster. Wir fragen:

• Wie organisiert ihr Abteilungen und Projekte?
• Wo arbeiten interne und externe Personen zusammen?
• Welche Informationen werden langfristig benötigt?
• Wo entstehen Suchaufwand und Doppelablagen?
• Welche Bereiche benötigen gemeinsame Standards?
• Wer übernimmt Verantwortung für Teams und Inhalte?

Daraus entsteht eine Microsoft-Teams-Struktur, die euren Alltag unterstützt. Ihr bekommt klare Leitplanken, ohne jede Besonderheit in ein starres Schema zu pressen.

Ja. Auch historisch gewachsene Teams-Landschaften lassen sich neu ordnen. Wichtig ist, nicht sofort Teams zu löschen oder Dateien zu verschieben.

Zuerst braucht ihr einen verlässlichen Überblick:

• Welche Teams werden noch verwendet?
• Welche Bereiche überschneiden sich?
• Wo liegen wichtige Dokumente?
• Welche Teams haben keine verantwortlichen Besitzer?
• Welche externen Personen haben Zugriff?
• Was kann archiviert werden?

Auf dieser Grundlage entscheiden wir gemeinsam, was bestehen bleibt, zusammengeführt oder archiviert wird. Erst danach beginnt die Umsetzung. So schafft ihr Ordnung, ohne wichtige Informationen oder benötigte Zugriffe vorschnell zu verlieren.

Ein einmaliges Aufräumen reicht nicht. Ohne klare Zuständigkeiten entstehen nach kurzer Zeit erneut doppelte Teams, ungenutzte Kanäle und schwer nachvollziehbare Ablagen.

Teams-Governance sind die gemeinsamen Regeln für Erstellung, Benennung, Nutzung und Archivierung von Teams. Eine passende Governance regelt unter anderem:

• Wer neue Teams anlegen darf
• Welche Angaben vor der Erstellung nötig sind
• Wie Teams und Kanäle benannt werden
• Wer die Verantwortung übernimmt
• Wann inaktive Teams überprüft werden
• Wie Archivierung und Löschung ablaufen
• Wie externe Zugriffe gehandhabt werden

Die Regeln sollen Orientierung geben und den Arbeitsalltag erleichtern. Kein neues Projekt soll erst einen komplizierten Freigabeprozess durchlaufen müssen.

Wir entwickeln mit euch so viel Regelung wie nötig und halten sie so einfach wie möglich.

Mitarbeitende ignorieren eine Teams-Struktur selten absichtlich. Häufig ist sie zu kompliziert, nicht verständlich erklärt oder passt nicht zur täglichen Arbeit.

Ein Konzept allein verändert noch keine Gewohnheiten. Eure Mitarbeitenden müssen schnell erkennen können:

• Wo sie eine Information ablegen
• Warum dieser Ort sinnvoll ist
• Wie sie Inhalte später wiederfinden
• An wen sie sich bei Fragen wenden
• Welche Regeln für ihr Team gelten

Deshalb verbinden wir die Struktur mit einer verständlichen Einführung. Dazu gehören praxisnahe Beispiele, kurze Spielregeln und die Begleitung der Personen, die Microsoft Teams in eurem Unternehmen verantworten. So wird die Struktur im Alltag genutzt und bleibt kein Dokument im Ordner.

Wie wir Mitarbeitende bei der gesamten Einführung begleiten, zeigen wir auf Microsoft 365 erfolgreich einführen.

Microsoft 365 Copilot arbeitet mit den Informationen und Zugriffsrechten aus eurer Microsoft-365-Umgebung. Eine unübersichtliche Ablage wird durch Copilot nicht automatisch ordentlich.

Wenn mehrere Versionen eines Dokuments existieren oder Inhalte über zahlreiche Teams verteilt sind, fehlt weiterhin eine verlässliche Informationsbasis. Auch unnötige oder falsch gesetzte Zugriffsrechte solltet ihr vor einer breiten Einführung prüfen.

Eine klare Teams- und SharePoint-Struktur verbessert eure Zusammenarbeit und schafft bessere Voraussetzungen für Microsoft 365 Copilot:

• Relevante Informationen haben einen nachvollziehbaren Ablageort
• Gemeinsame Dokumente werden nicht unnötig vervielfältigt
• Verantwortlichkeiten sind geklärt
• Zugriffe lassen sich besser nachvollziehen
• Mitarbeitende können Ergebnisse leichter einordnen

Wenn ihr Copilot einführen möchtet, lohnt sich vorher ein genauer Blick auf eure Teams-Landschaft.

Copilot ist Teil einer durchdachten Microsoft-365-Einführung.